RPA-Tools – Darauf sollten Sie bei der Auswahl achten!

Robotic Process Automation (RPA) wird dafür eingesetzt, sich wiederholende, definierte und strukturierte Aufgaben zu automatisieren. Die RPA Bots folgen dabei benutzerdefinierten Workflows und verringern so die Belastung der Mitarbeiter bei der Ausführung alltäglicher, monotoner und sich wiederholender Aufgaben.
Hierzu gehören beispielsweise Aufgaben in der Personalstammdatenverwaltung, Abwesenheitsmanagement, Onboarding oder IT-Support. Banken nutzen RPA z.B. für die Due-Diligence-Prüfung von Krediten, die Rechnungsbearbeitung und die Kundenprüfung. Vertriebsorganisationen können RPA u.a. für die automatisierte Erstellung von Angeboten einsetzen. Auch die Formularbearbeitung kann beispielsweise durch RPA beschleunigt werden. Die digitalen Software-Bots arbeiten die vorgegebenen Prozesse ab und agieren dabei auf der grafischen Benutzeroberfläche. Die Aktionen der Bots sind mit denen menschlicher Bearbeiter gleichzusetzen.

Der Einsatz von RPA Software führt in der Regel zu erheblichen Einsparungen, da sich die Effizienz und die Produktivität durch die Automatisierung erhöhen. Gleichzeitig wird die Compliance der Prozesse sichergestellt und die Kosten für einzelne Prozesse sinken. Sie haben in Ihrem Unternehmen bzw. in Ihrer Organisation die idealen Prozesskandidaten für die Automatisierung identifiziert? Der nächste Schritt ist die Suche nach dem passenden Tool, das die optimalen Funktionen für die Implementierung der Automatisierungslösung bietet.

Kriterien für die Auswahl von RPA Software

RPA Software ist vielfältig am Markt präsent. Die Tools der einzelnen Anbieter unterscheiden sich unter anderem im Funktionsumfang, in der Art der Einbindung des Tools (On-Premises, RaaS etc.) und auch in den verwendeten Dateiformaten. Gemeinsamkeiten der RPA Software sind bestimmte Basisfunktionalitäten wie die Tools zur Erstellung von Software-Bots sowie Plug-ins für die Anbindung an Unternehmenssysteme.

Um das passende RPA Tool auszuwählen, müssen Sie die Ziele und Anforderungen Ihres Unternehmens im Auge behalten. Hierzu ist es bereits vor dem Auswahlprozess unerlässlich, möglichst genau zu ermitteln, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen über RPA automatisiert werden sollen. Wie bei praktisch jeder Auswahl einer neuen Software sollte Ihr Team ein möglichst genaues Lastenheft erstellen und dabei auch Schnittstellen bzw. Plug-ins zu Drittsystemen und Richtlinien etc. berücksichtigen.

1. Implementierung – Einbindung von DrittsystemenEin äußerst wichtiger Punkt bei der Auswahl eines RPA Tools ist die Implementierung in Ihre Systeme. Software-Bots nützen Ihnen nicht, wenn sie nicht die benötigten Informationen aus den Unternehmensanwendungen abrufen können. Hierfür werden u.a. Treiber, Plug-ins und auch Anmeldeinformationen für die entsprechenden Datenbanken, HR-Systeme, Buchhaltung etc. benötigt. Sie sollten prüfen, ob das gewünschte RPA Tool die notwendige Integrationsfähigkeit besitzt.

2. Benutzerfreundlichkeit Ein weiteres wichtiges Kriterium bei der Auswahl von RPA Tools ist die Benutzerfreundlichkeit. Sie sollten ein Tool so auswählen, dass es einfach zu bedienen ist und die grundlegenden Automatisierungsprozesse gut unterstützt. Das Einrichten von Bots sollte möglichst per Low-Code möglich sein. Die Entwicklung per Low-Code erfolgt über eine Kombination aus Drag-and-Drop von Zeitleisten und aus einer Toolbox von Aktionen, dem Ausfüllen von Eigenschaftsformularen und dem gelegentlichen Schreiben von Codeschnipseln. Allerdings sollte das Tool auch verschiedene Rollen anbieten, sodass Programmierer auch „normalen“ Code schreiben können.

3. Behandlung von AusnahmenDie RPA Software sollte über einen Prozess zur Behandlung von Ausnahmen verfügen. Solche Ausnahmen können beispielsweise bei der Berechnung von Wahrscheinlichkeiten für Ausfälle von Krediten auftreten. Bei bestimmten Wahrscheinlichkeiten sollte das Tool in der Lage sein, Vorgänge zur Überprüfung durch einen Mitarbeiter vorzulegen. In anderen Fällen erfordern unter Umständen aufgetretene Fehler eine Beurteilung durch Mitarbeiter. Sollten Sie fehleranfällige Prozesse automatisieren wollen, sollte das Tool ebenfalls mit guten Techniken zur Ausnahmebehandlung ausgestattet sein.

4. Skalierbarkeit – Cloud Bots Die Skalierbarkeit ist bei RPA Tools ebenfalls ein wichtiger Aspekt. Eine größere Anzahl von Bots sollte zusammenarbeiten können, um viele Instanzen eines Prozesses ausführen zu können. Wenn die RPA Implementierung im Unternehmen ausgeweitet wird, können bei unbeaufsichtigten Bots leicht Skalierbarkeitsprobleme auftauchen. Eine Cloud-Implementierung (zum Beispiel als Robots-as-a-Service) macht es da oft einfacher, die zusätzlich benötigten Bots je nach Bedarf bereitzustellen. Während in der Anfangszeit von RPA Tools die Bots ausschließlich auf den Benutzer-Desktops und Unternehmensservern liefen, werden sie jetzt häufig auch auf virtuellen Cloud-Maschinen oder als Cloud-native Bots eingesetzt.

5. Erkennung und Geschwindigkeit von Prozessen und Aufgaben Eine RPA Software sollte so gestaltet sein, dass sie Prozesse für die Automatisierung selbst erkennen kann. Die Ermittlung von Prozessen und deren Priorisierung für die Automatisierung ist meist der zeitaufwendigste Teil der Implementierung. Je besser die Software Prozesse aus Systemprotokollen ermitteln kann, desto schneller kann die Automatisierung erfolgen. Prüfen Sie daher bei der Auswahl, ob das jeweilige RPA Tool die Geschwindigkeit in Form einer schnellen Erledigung von Aufgaben und schnellen Mapping-Prozessen erhöht.
Trotz aller Automatisierung auch bei der Prozesserkennung durch das Tool selbst, ist es unerlässlich, zu bedenken, dass die notwendigen Fachkenntnisse und Fähigkeiten bei Mitarbeitern vorhanden sein müssen, um im Zweifel zu entscheiden, wo das Tool nicht eingesetzt werden soll.

6. Steuerung und Verwaltung Bei der Auswahl eines RPA Tools ist es besonders wichtig, auf das Kontrollzentrum der Software-Bots zu achten. Das Tool sollte möglichst gute Übersichten über anstehende Aktionen, Überwachungs- und Kontrollmechanismen bieten. Für die Konfigurierung der Bots sind unter anderem Anmeldeinformationen zum Beispiel für Datenbanken etc. nötig, die Idealerweise in sicheren Speichern abgelegt werden. Unbeaufsichtigte Bots müssen so eingerichtet und verwaltet werden können, dass sie als Reaktion auf bestimmte festgelegte Ereignisse ausgeführt werden und Ausnahmen an menschliche Bearbeiter weiterleiten.

7. Unterstützung durch den Anbieter Achten Sie bei der Auswahl auf den Support des Anbieters und vor allem auch auf die Erfahrung und Solidität. Sie sollten einen Anbieter wählen, der Sie bei der Einführung aber auch während des Betriebs des Tools gut und zuverlässig unterstützt. Zu einem guten Support zählt nicht nur die Unterstützung bei auftretenden Problemen, sondern auch beispielsweise Schulungen und Zertifizierungen der Nutzer. Fragen Sie den Anbieter nach den angebotenen Dienstleistungen während und nach der Implementierung des RPA Tools.
Neben dem Support und der Erfahrung sollten Sie allerdings auch die Solidität des Anbieters berücksichtigen. Ist der Anbieter bereits länger am Markt tätig? Gibt es Erfahrungen durch Referenzprojekte in Ihrer Branche. Skripte lassen sich nicht so ohne Weiteres auf ein anderes RPA Tool portieren. Haben Sie sich für einen RPA Anbieter mit Cloud-Plattform entschieden und die Software eingeführt, könnte es sein, dass Sie bei einer Insolvenz des Anbieters ohne automatisierte Prozesse dastehen.

8. Betriebskosten Die Kosten sind stets ein wichtiges Kriterium. Die Gesamtkosten hängen dabei von ganz verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise die unterschiedlichen Lizenz- und Preismodelle für das RPA Tool, die Kosten für die Implementierung und Wartung sowie den Support. Da es die unterschiedlichsten Lizenzmodelle für Softwareprodukte gibt, ist es wichtig, sich sämtliche Varianten für die jeweilige Software erläutern zu lassen. Wenn Sie bei der Einführung von RPA klein anfangen und dann skalieren wollen, ist die Bewertung der Kosten auch mit Blick auf die RPA-Roadmap absolut wichtig.

Weitere Kriterien und Anregungen für Fragen an Anbieter von RPA Software finden Sie in den SoftGuide Software-Tipps.

Fazit:

Bevor Sie das passende RPA Tool für Ihr Unternehmen auswählen, sollten Sie die oben genannten Kriterien wie die Skalierbarkeit, die Betriebskosten, die Schulung der Mitarbeiter usw. sorgfältig berücksichtigen. Jedes RPA Tool erfüllt einen bestimmten Zweck und besitzt einen bestimmten Umfang an Features. Um das volle Potenzial einer RPA Software auszuschöpfen und das Beste für die Automatisierung Ihrer Unternehmensprozesse zu erhalten, werden Sie einem oder mehreren Kriterien Vorrang vor den anderen einräumen müssen und die RPA Software auswählen, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.
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