Auswahl einer neuen Schulsoftware

Was ist eine Schulverwaltungssoftware?

Mit Schulverwaltungssoftware ist eine Software gemeint, die in öffentlichen oder privaten Schulen, Universitäten oder anderen Bildungseinrichtungen eingesetzt wird. Im engeren Sinne ist es eine Branchensoftware, die möglichst alle typischen administrativen und pädagogischen Aufgaben von Bildungseinrichtungen unterstützt. Als Schulsoftware wird auch Software mit kleinerem speziellen Funktionsumfang bezeichnet. Schulsoftware kann typischerweise

• Schulverwaltungssoftware (als umfassende Branchenlösung)
• Stundenplansoftware
• Kursverwaltung
• Seminarverwaltung (Hochschulen)
• Dienstplan, Mitarbeiterplanung
• Raumbelegung
• Bibliothekssoftware
• Campusmanagement
• Verleihsoftware, Lernmittelverwaltungssoftware
• Homeschooling  und/oder eLearning, CBT, WBT
• weitere Lösungen zur Abdeckung einzelner Funktionsbereiche in Schulen (z.B. Kantinen oder Mensen, Abrechnung, Inklusion)

sein.

eLearning-Systeme oder LMS werden typischerweise auch in Unternehmen eingesetzt, die nicht primär eine Bildungseinrichtung sind. Hier sind es Abteilungen, die für die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter zuständig sind.

Typische Funktionen einer Schulverwaltungssoftware

Verwaltungs- und Managementaufgaben

Hierunter fallen zunächst alle typischen Verwaltungsfunktionen eines Dienstleisters.

Buchhaltung und Budgets

In der Buchhaltung und Budgetplanung gibt es Unterschiede zwischen privaten und öffentlichen Schulen. Oft wird die Buchhaltung auch von spezieller externer Buchhaltungssoftware unterstützt, die nicht zum Funktionsumfang der Schulsoftware gehört. Funktionsbereiche sind hier auch die Budgetbemessung, Sachmittelbudgets bzw. Budgetverteilung und -verwaltung.

Wenn die Finanzbuchhaltung in externe Abrechnungsstellen ausgelagert ist, dann sind entsprechende Schnittstellenfunktionen typisch.

Personalverwaltung

Die Verwaltung der Mitarbeiter wie z.B. Lehrkräfte, Sekretariat, Hausmeister, Referenten wird durch Funktionen wie beispielsweise Stammdaten, Zeiterfassung, Abrechnung unterstützt.

Gebäudemanagement / Wartung
Hierzu gehören die Verwaltung der Gebäudestammdaten (z.B. Baujahr, Größe, Raumaufteilung) und die entsprechenden Bewegungsdaten (z.B. Termine, Energiemanagement, Kostendaten, Reparaturen). Die Abbildung von Räumen fokussiert in der Regel die Raumgröße, Inventar und Ausstattung, Verantwortlichkeiten, Belegungen. Ein Schwerpunkt bildet die Instandhaltung der Schulgebäude und das Maintenance.

Spezielle Funktionen in Software für Schulen

Klassen- und Schülerverwaltung

In manchen Bildungseinrichtungen wird auch von Kurs und Teilnehmerverwaltung geprochen. Hierzu gehört die Verwaltung der Schüler- bzw. Teilnehmer und die Verwaltung der Klassen- bzw. Kursstammdaten. Die Funktionen bezogen auf die Lernenden sind beispielsweise Stammdaten, Klassenzuordnungen, Schülerausweise. Für Klassen bzw. Kurse werden beispielsweise Stammdaten, Klassenlehrer, Teilnehmer abgebildet.

Stundenplanung

Hierzu gehören hauptsächlich Stunden- und Raumplanung, Planberechnung, Termin- und Raumzuordnungen und die grafische Darstellung.

Verwaltung von Lehrmitteln und Inventar

Zur Verwaltung von Lehrmitteln und Inventar gehört das Stammdatenmanagement und die Bewegungsdaten (z.B. Ausleihe, Wartung).

Kommunikation und Collaboration

Wachsende Bedeutung haben Funktionen der Kommunikation und Collaboration, um neben Lehr- und Schulpersonal auch Schüler, Eltern, Behörden u.a. mit in die Schulplanung und –verwaltung einzubeziehen.

Weitere Funktionen

Des Weiteren unterstützt Schulsoftware typischerweise auch die Kantine, Ausleihe, Noten- und Zeugnisverwaltung, Inventarisierung / Barcode und Dokumentenmanagement.

Wie finde ich potentielle Anbieter für Schulsoftware?

Schulsoftware kann in speziellen Verzeichnissen gesucht werden, zum Beipsiel bei SoftGuide unter Schulsoftware / Schulverwaltung oder über die Suche im Internet. Suchbegriffe für Schulsoftware als Gesamtlösung sind z.B.

• Schulsoftware
• Software für die Schulverwaltung
• Schulmanagementsystem
• Software für das Schulmanagement
• Schulverwaltung Software
• Schulverwaltungssoftware
• Software für Schulen

Weitere nützliche Informationsquellen sind andere Schulen, Aussteller auf Fachmessen (z.B. LERNTEC ..), Fachzeitschriften und Magazine oder entsprechende Werbebriefe oder Flyer, die die Verwaltung aufgehoben hat. 

Nützlicher Tipp: Nutzen Sie auch die Möglichkeit der Anbieterrecherche über SoftGuide.

Um die Liste passender Anbieter einer Schulsoftware für ein konkretes Projekt ggf. zu komplettieren, nutzt SoftGuide zusätzlich auch eine anonyme Ausschreibung.

Diese Tipps helfen beim Vergleich von Schulsoftware

Für den Vergleich von Schulsoftware ist es wichtig, dass Sie zunächst Ihre Anforderungen formulieren. Dabei kann man auch auf die vorhandene Lösung zurückgreifen. Was war gut an der jetzigen bzw. alten Schulsoftware? Welche Funktionen brauchen wir unbedingt? Was war nicht gut? Welche Funktionen brauchen wir nicht?

Jede Organisation hat spezielle Anforderungen und Schwerpunkte. Es gibt keine einheitliche Anforderungsliste für Lösungen zur Unterstützung des Schulmanagements. Bei größeren Projekten empfiehlt sich ein detailliertes Lastenheft.

Wenn die Anforderungen formuliert sind, wird die Liste der potentiellen Lösungen mit den Anforderungen abgeglichen.

Gibt es k.o.-Kriterien, die noch nicht berücksichtigt wurden? Sprengt z.B. der Preis der Software völlig den möglichen Rahmen?

Wenn ca. 2-4 in Frage kommende Softwarelösungen als Resultat übrig sind, können die entsprechenden Anbieter bezüglich einer Vorführung kontaktiert werden. Hier sind dann auch wieder Vergleiche mit dem Altsystem möglich. In Test und Gesprächen sollten dann noch offene Fragen geklärt werden. Oft sind das dann noch Fragen der Datenmigration, Customizing und Schnittstellen.

Gibt es weitere Auswahlkriterien für Schulsoftware?

All-in-One vs. Schnittstellen

Neben der Fragestellung wie umfassend die Funktionen der neuen Softwarelösung sein sollen, stellt sich auch die Frage, welche Funktionen mit externen Tools bzw. Software abgedeckt werden sollen. Wenn beispielsweise hohe Anforderungen an die Gebäudeverwaltung gestellt werden (z.B. falls mehrere Schulgebäude, Turnhallen, Schwimmhalle) vorhanden sind, dann kann es sinnvoll sein die Aufgaben hierfür mit einer speziellen Facility-Management-Software oder Gebäudeverwaltung abzudecken. Ähnliche Überlegungen sind auch für die Personalverwaltung, Inventarverwaltung u.a. anzustellen.

Der Vorteil integrierter Funktionen liegt darin, dass keine Schnittstellen erstellt werden müssen. In der Regel arbeiten die Module einer All-in-One-Lösung gut zusammen. Bei getrennter Software müssen oft Schnittstellen geschaffen werden, um beispielsweise redundante Datenerfassung zu vermeiden. Die Schnittstellenproblematik sollte nicht unterschätzt werden. Hier empfiehlt es sich gründlich die Aufgaben und Arbeitsschritte zu analysieren und die Machbarkeit der Schnittstellen abzuschätzen.

Kosten einer Schulsoftware

Leider ist der Kostenvergleich einer Software nicht so einfach, wie beispielsweise der Kostenvergleich eines Schreibtisches. Das liegt zum einen an der Komplexität des Softwareprodukts, der rechtlichen Situation (Software kann man nicht kaufen), den zahlreichen und zum Teil recht komplexen Lizenzmodellen, Updates und den unklaren Folgekosten für z.B. Support und Anpassungen bzw. Customizing. Hier finden Sie eine detaillierte Darstellung der Problematik Softwarekosten. Wenn SoftGuide für eine Software suchende Bildungseinrichtung Lösungen recherchiert und die Lösungsalternativen für den Ausschreiber vergleichbar gegenüber stellt, dann werden die Kosten der nächsten 5 Jahre dargestellt.

Anbieterbeurteilung

Zunächst sollte geklärt werden, ob es sich um den Anbieter oder auch den Hersteller der Schulsoftware handelt. Anschließend ist zu klären, wer für die Wartung, Schulungen, Support oder evtl. Anpassungen zuständig ist. In der Praxis taucht immer häufiger das Problem freier Kapazitäten der Softwareanbieter auf. Softwareinstallationen mit Datenmigration des Altsystems und Systemeinführung können komplexe Projekte sein, die Kapazitäten binden. Bei einigen Anbietern ist mit Wartezeiten zu rechen und es muss abgewogen werden, wie dringend der Bedarf an der neuen Schulsoftware ist. Um das Standing des Anbieters im Markt zu beurteilen, können, neben den gängigen Firmendaten (Größe, Umsatz, Mitarbeiter), zum Beispiel die Anzahl der Installationen und oder Wartungsprojekte erfragt werden.

Beachten Sie ggf. hierzu auch eine Vertiefung zum Thema „Beurteilung und Bewertung eines Softwareanbieters“

Möglicher Projektablauf für die Anschaffung einer neuen Software für eine Bildungseinrichtung

Für diejenigen, die ein größeres Projekt vorhaben und z.B. eine neue Komplettsoftware für eine Schule suchen, nachfolgend ein Vorschlag eines schematischen Projektablaufs:

Anstoß (Woher kommt der Bedarf), auch Projekt Kick-Off genannt

Woher kam eigentlich der Anstoß? Beispielsweise können neue Vorschriften, unmodernes Altsystem, neue Anforderungen aufgrund von Organisationsänderungen in der Schule oder die  Einstellung der Wartung des Altsystems Beweggründe für die Anschaffung und Implementierung einer neuen Schulsoftware sein.

Grundsätzlich sollte geklärt sein, von wem die Idee bzw. der Auftrag kam? Wie wurde der Auftrag formuliert? Dann erfolgt eine Teambildung mit Projektleiter oder die Benennung eines Zuständigen. Klären - Team bilden - Projektleitung bestimmen Projektphasen

Besonders bei öffentlichen Bildungseinrichtungen sollte geklärt werden, ob es eine übergeordnete Instanz für die Beschaffung der Schulsoftware gibt (z.B. Schulträger, Schulverwaltung). Hier sind auch weitere Formalien oder gesetzliche Bestimmungen für die Beschaffung zu klären, wie z.B. Ausschreibungspflicht, Medienentwicklungskonzept, DigitalPakt.

Formulierung der Anforderungen

Im obigen Beispiel einer Anforderungsliste sind stichpunktartig geforderte Funktionen aufgeführt. Anstatt der Funktionen kann auch der zu unterstützende Bereich genannt werden. Hier sind immer die Eingabe und Verwaltung (Ändern, Löschen) der Stammdaten notwendig. Neben den Funktionen werden auch geforderte Eigenschaften spezifiziert (z.B. On-premises bzw. lokale Installation oder webbasiert, SAP-Schnittstelle, MAC kompatibel).

Zu Funktionen und Eigenschaften kann außerdem die Wichtigkeit mit angegeben werden, beispielsweise als zwingend notwendig oder wünschenswert.

Bei größeren Projekten ist es zudem üblich ein detailliertes Lastenheft mit den Anforderungsspezifikationen zu erstellen. Darin werden in den Metadaten des Projekts funktionale Anforderungen und Eigenschaften detaillierter beschrieben. Das Lastenheft dient dann auch als Grundlage für die Kommunikation (z.B. Klärung der Funktionsabdeckung, erforderliche Anpassungen) mit relevanten Anbietern einer Schulsoftware.

Recherche

Sammeln der Daten aller relevanten Lösungen mit Kontaktdaten der Anbieter. Neben der Funktionsliste der Software sollten auch Preise, Eigenschaften (z.B. webbasiert, modular, kompatibel mit ...usw.), Anzahl Installationen bzw. Alter der Software, Anpassungsfähigkeit, Schnittstellen und Erscheinungsbild, Usability und Performance erhoben werden.

Vorvergleich / Vorauswahl

Entweder durch methodische Auswahlwerkzeuge wie z.B. Nutzwertanalyse (NWA bewertet Lösungsalternativen von Kriterien und Gewichtungen), oder falls zu aufwendig, durch manuellen Abgleich (Methode rhythmisches Hingucken) wird die Liste reduziert.

Standardlösung vs. Individualentwicklung

Hier tauchen in der Praxis typischerweise drei Fälle auf.

1. Die Anforderungen der Schulsoftware können ganz eindeutig durch eine Standardsoftware abgedeckt werden. Eine Betrachtung in Richtung Individualsoftware kommt nicht in Frage.
2. Die Bildungseinrichtung ist größer und die Anforderungen sind so speziell und individuell, sodass es ausgeschlossen ist, eine passende Lösung zu finden. Das Projekt wird als Entwicklungsprojekt betrachtet.
3. Eine genauere Betrachtung und Abwägung der Vor- und Nachteile beider Lösungsansätze ist notwendig.

Letzte Entscheidungsphase und Entscheidung

Die Entscheidung wird von einem verantwortlichem Mitarbeiter getroffen und vertraglich fixiert.

Customizing

Zeitspanne, um für den Anbieter benötigte und vereinbarte Individualisierungen bzw. Anpassungen vorzunehmen. Diese Tätigkeiten reichen von einfachen Oberflächenanpassungen bis hin zu umfangreichen Funktionserweiterungen. In großen Projekten kann der Aufwand für das Customizing höher als die eigentlichen Softwarelizenzkosten eines Jahres liegen. Hierin ist auch ein Problem der Abgrenzung zwischen Standardsoftware und Individualsoftware zu sehen. Individualsoftware wird entwickelt und dabei nicht selten auf fertige Module oder Bausteine zurückgegriffen. Standardsoftware ist "fertig" und wird aber entwicklungstechnisch angepasst. Hierbei sollten Sie die besonderen Schwierigkeiten bzw. den erhöhten Aufwand für die Wartung angepasster und hinzugefügter Funktionen beachten und mit dem Anbieter klären.

Installation, Datenmigration

Die Installation sollte so erfolgen, dass der Schulbetrieb weitgehend ungestört bleibt. Beispielsweise bietet sich die Schulferienzeit dafür an. Je nach Hardwareinstallationen kann die Installation und die Ablösungen des Altsystems auch schrittweise erfolgen. Ein typisches Problem in dieser Phase ist es, benötigte Altdaten zu übernehmen. Das kann teilweise durch den Anbieter programmtechnisch und/oder durch das schulinterne Personal sukzessiv in der Anfangsphase der Anwendung erfolgen.

Schulung und Einführung

Schulungen finden vor, während oder nach der Installation des Systems statt. Gute Software ist so intuitiv, dass sich der Schulungsaufwand reduziert und sich vieles mittels learning by doing angeeignet werden kann.

Die Trennung dieser und der vorher beschriebenen Phase ist nicht eindeutig. Oft wird ein bestimmter Stichtag gewählt, ab dem nur noch mit dem neuen System gearbeitet wird.

Wartung und ggf. weitere Anpassungen

Es ist nicht ungewöhnlich, dass im laufenden Betrieb der neuen Software Fehler auftauchen, Fragen geklärt werden müssen oder sich die Notwendigkeiten weiterer Anpassungen ergibt. 

Es ist ratsam vorher Ansprechpartner für die Kommunikation für Wartung und Anpassungen zu benennen.

SoftGuide wünscht Ihnen bei Ihrer Softwareauswahl viel Erfolg und bietet hier nochmal gerne die Mithilfe bei der Lösungsrecherche und der Anforderungsformulierung an. Wir blicken mittlerweile auf die Erfahrung von über 3000 Softwareprojekten zurück.