Warenwirtschaft und ERP-System werden sehr oft synonym verwendet. Dabei sind die beiden Softwaresysteme durchaus nicht ein und dasselbe. Zwischen beiden gibt es Gemeinsamkeiten, aber es bestehen auch erhebliche Unterschiede im Funktionsumfang. Wenn Sie auf der Suche nach einer betrieblichen Software aus diesem Bereich sind, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag die Unterschiede der beiden Systeme auf und geben Tipps, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.
Ein Warenwirtschaftssystem (WWS oder auch WaWi abgekürzt) ist eine Software zur Steuerung, Kontrolle und Verfolgung aller Warenbestände und Warenbewegungen in einem Unternehmen. Eine Warenwirtschaft bildet den Waren- und Materialfluss ab. Zu diesen Materialien zählen zum Beispiel Rohmaterial, fertige Waren, Ersatzteile und auch Abfallstoffe.
Folgende Bereiche werden abgebildet:
Ist das Warenwirtschaftssystem der Unternehmenszentrale zugeordnet, wird es als zentrale WaWi bezeichnet. Die Warenwirtschaftssysteme der Filialen des Handelsunternehmens werden dezentral genannt. Eine Verbindung zwischen dem zentralen WaWi und den dezentralen Systemen sorgt für eine effiziente Steuerung des gesamten Warenflusses.
Es gibt verschiedene Arten von Warenwirtschaftssystemen. Sie können in geschlossene, offene und integrierte Systeme unterteilt werden. Eine geschlossene WaWi bildet alle vorgenannten Bereiche innerhalb eines Systems ab. Bei einem offenen System wird mindestens ein Bereich durch ein Drittsystem abgebildet. Ein integriertes Warenwirtschaftssystem bietet alle Funktionalitäten eines geschlossenen Systems sowie Schnittstellen zu Drittsystemen.
Warenwirtschaftssysteme werden vor allem in Handelsunternehmen eingesetzt. Allerdings haben unterschiedliche Handelsunternehmen nicht komplett gleichartige Anforderungen an die Warenwirtschaft.
ERP steht als Abkürzung für Enterprise-Resource-Planning, also auf Deutsch Unternehmensressourcenplanung. Während eine Warenwirtschaft kein ERP ist, kann ein ERP durchaus auch eine Warenwirtschaft sein. Das ERP ist im Gegensatz zur Warenwirtschaft in der Lage, wirklich vollumfänglich sämtliche Prozesse in einem Unternehmen abzubilden. Das ERP kann nicht nur Waren- und Materialflüsse und Ressourcen berücksichtigen, sondern zum Beispiel auch das Personal, die Finanzen und das Controlling, das Marketing, den Vertrieb und die Produktion abbilden.
Ganz grundsätzlich kann ein ERP in allen Branchen eingesetzt werden. Wie bei Anbietern von Warenwirtschaftssystemen ist aber nicht jedes ERP für jede Branche Out-of-the-Box geeignet, da es eine Vielzahl von ERP Systemen gibt. ERP Systeme können branchenspezifisch konzipiert sein.
Die Tabelle gibt einen einfachen Überblick über die Einsatzbereiche und Features von Standard Warenwirtschaft und Standard ERP-Systemen.
Tabelle: Vergleich zwischen Warenwirtschaft und ERP in Bezug auf Branchen und Features
| System | Branche | Features |
| WaWi | Insbesondere Handel |
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| ERP | Produzierende Betriebe, Handelsbetriebe, Dienstleistungsbranche |
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Warenwirtschaftssysteme haben einen deutlich geringeren Funktionsumfang als ERP Systeme. Was zunächst als ein Nachteil klingt, ist aber der eigentliche Vorteil der Warenwirtschaft. Denn durch den geringeren Funktionsumfang ist ein WaWi in der Regel wesentlich günstiger als ein vollumfängliches ERP-System. Ein weiterer Vorteil ist außerdem, dass die Software durch den geringeren Gesamtumfang an Funktionalitäten schneller für die einzelnen Nutzer erlernbar ist.
Warenwirtschaftssysteme sind in der Regel für den Einsatz in Handelsunternehmen konzipiert und genau für diese Branche bieten die Systeme viele Vorteile. Da der Schwerpunkt der Funktionalitäten auf der Abbildung des Waren- und Materialflusses liegt, sorgen die Systeme vor allem durch Digitalisierung und Automatisierung der Abläufe für eine Optimierung.
Zu den Prozessen, die durch die WaWi unterstützt werden, zählen zum Beispiel das Auftragswesen, die Beschaffung, die Lagerverwaltung, der Verkauf, das Retourenmanagement und die Inventur. Wiederkehrende Routineaufgaben können automatisiert und mit wenigen Klicks erledigt werden, was eine deutliche Zeitersparnis bedeutet.
Während ein Warenwirtschaftssystem nur bestimmte Funktionalitäten abbildet und sich insbesondere für den Einsatz in Handelsunternehmen eignet, sind ERP Systeme branchenneutral einsetzbar und bieten einen kompletten Funktionsumfang zur Abbildung aller Unternehmensprozesse. Das ERP ist ein Allrounder unter den Business-Lösungen.
Ein Vorteil eines ERP Systems ist die einfache Datenhaltung in einem einzigen System. Daten stehen nicht nur für Warenströme, sondern auch für Finanzauswertungen und Betrachtungen der Personalressourcen zur Verfügung. Prozesse und Aufgaben werden durch ein ERP-System vereinfacht. Es steht eine strukturierte und einheitliche Oberfläche für alle Aufgaben zur Verfügung, aus der sich Prozesse leicht steuern und nachvollziehen lassen. Damit ist eine effizientere und bessere Datenauswertung für sämtliche wichtigen Unternehmensdaten möglich. Eine einheitliche und transparente Datengrundlage unterstützt die Optimierung von Prozessen und sorgt für eine höhere Wettbewerbsfähigkeit.
Die Auswahl einer neuen oder auch erstmalig zum Einsatz kommenden Business-Software wie eine Warenwirtschaft oder ein ERP ist ein umfangreicheres Projekt. Nachfolgend sind drei wichtige Tipps aufgeführt, die Sie berücksichtigen sollten. Bei der Auswahl von Software können Sie sich unter anderem durch den Software-Rechercheservice von SoftGuide unterstützen lassen.
1. Bilden Sie ein Team für die Auswahl der geeigneten Software.
Denken Sie daran, nicht nur allein zu überlegen, welche Software infrage kommen könnte oder diese Überlegungen an einzelne Personen oder eine Abteilung zu übergeben. Binden Sie die einzelnen Fachbereiche, die IT-Verantwortlichen oder beispielsweise auch Key-User mit in das Team ein.
2. Investieren Sie Zeit in die Analyse der Unternehmensprozesse
Wählen Sie eine Software (WaWi oder ERP) nicht allein nach der Funktionalität aus. Achten Sie darauf, ob die unternehmenseigenen Prozesse im System abgebildet und automatisiert bzw. optimiert werden können. Denken Sie auch an eine Soll-Analyse. Diese zeigt Ihnen, wie die Abläufe und die Organisation nach der Einführung der Software idealerweise aussehen soll.
3. Formulieren Sie Ihre Anforderungen möglichst genau und erstellen Sie ein Lastenheft
Das Lastenheft umfasst die Beschreibung der Anforderungen an die Software und legt den gewünschten Zielzustand fest. Die Anforderungen sollten dabei aus den unterschiedlichen Bereichen (Lager, Einkauf, Verkauf usw.) erfasst werden. Denken Sie auch an die branchenspezifischen Anforderungen. Müssen beispielsweise gesetzliche Vorschriften bezüglich der Herkunft, Haltbarkeit oder der Limitierung von Waren eingehalten werden? Können die unternehmensspezifischen Strukturen abgebildet werden?
Bei der Sammlung dieser Anforderungen sollten Sie möglichst eine Priorisierung der Anforderungen vornehmen. Dies erleichtert später die Auswahl bei einem Vergleich der Software von verschiedenen Anbietern.
Warenwirtschaft und ERP sind nicht gleich. Eine Warenwirtschaft ist in der Regel auf die Funktionalitäten, die Handelsunternehmen zur Abbildung der Prozesse benötigen, beschränkt. Für Unternehmen, die den Waren- und Materialstrom optimieren wollen und deren Kerngeschäft der Verkauf von Waren ist, ist eine Warenwirtschaft auf jeden Fall interessant. ERP-Systeme haben einen sehr viel größeren Umfang an Funktionen und bilden neben den Warenwirtschaftsfunktionen beispielsweise auch Finanzbuchhaltung, Controlling, Produktion, Personalwesen sowie Marketing und Vertrieb ab.
Die Auswahl zwischen WaWi oder ERP ist allerdings nicht einfach, denn jedes Unternehmen und auch jede Warenwirtschaft und jedes ERP ist anders. Ob also eine klassische Warenwirtschaft oder ein umfangreiches ERP ausgewählt wird, hängt von verschiedenen Faktoren wie Branche und Tätigkeitsbereich und den erforderlichen Funktionen ab.