Workflow, Projekt, Teamarbeit, Kollaboration, das sind nur einige Begriffe, die oft mit- und nebeneinander genutzt werden. Häufig genug werden dabei Workflow und Projekt auch synonym eingesetzt. Doch auch wenn Workflows und Projekte einiges gemeinsam haben, weisen sie auch Unterschiede auf. Diese Unterschiede wirken sich selbstverständlich auch auf die jeweilige Verwaltung und somit auch auf die eingesetzte Software für Workflowmanagement und Projektmanagement aus.
Bei der Suche nach einem passenden System für den Einsatz in Ihrem Unternehmen hilft es, diese Unterschiede zu kennen, um so das richtige Tool auswählen zu können.
Was ist Projektmanagement?
Projektmanagement ist, wie der Name bereits besagt, die Verwaltung von Projekten. Ein Projekt ist ein einmaliger Geschäftsprozess bzw. ein einmaliges Vorhaben mit festgelegtem Startpunkt und einem Projektziel. Projekte können typischerweise Bauvorhaben sein, aber auch beispielsweise Forschungsprojekte, Produktentwicklungen, Sanierungen oder IT-Projekte. Diese Liste lässt sich beliebig fortführen. Projekte können in der Größe bzw. dem Umfang variieren. Allen Projekten gemeinsam ist, dass es bestimmte Rollen und Phasen in einem Projekt gibt.
Zu den Rollen gehören unter anderem der Projektauftraggeber, die Projektleitung, die Projektmitarbeiter, Projektcontroller und je nach Projekt auch tätigkeitsbasierte Rollen wie beispielsweise Architekten. Die Phasen eines Projektes können in Projektstart, die Projektplanung, die Projektdurchführung, das Projektcontrolling und den Projektabschluss unterteilt werden.
Die Software für Projektmanagement ist so konzipiert, dass sie die Projektleitung und das Team bei der Organisation des Projekts, der Koordination und der Zusammenarbeit unterstützt. Eine Projektmanagementsoftware bildet dabei in der Regel möglichst verschiedene Managementmethoden (Gantt-Chart, Netzplantechnik etc.) ab.
Ein gutes Beispiel für ein Projekt ist der Bau eines Hauses. Es wird in allen Einzelheiten geplant. Die unterschiedlichen Gewerke setzen die Pläne auf der Baustelle um. Zu einem bestimmten Zeitpunkt ist der Bau abgeschlossen und wird abgenommen. Die Bewohner ziehen in das Haus ein. Der Bau genau dieses einen Hauses ist eine einmalige Sache. Der nächste Bau ist ein neues Projekt mit eigenen Anforderungen und Plänen.
Was ist Workflowmanagement?
Ein Workflow ist ein Ablaufplan für eine Tätigkeit bzw. Aufgaben innerhalb eines Geschäftsprozesses mit einem Anfang und einem Ende und einer festgelegten Abfolge von einzelnen Schritten zwischen Anfang und Ende. Das Workflowmanagement bezieht sich folglich auf die Verwaltung der einzelnen Workflows sowie deren Erstellung, Simulation, Steuerung und Überwachung.
Ziel eines Workflowmanagements ist es, wiederholbare Aufgaben und Prozesse digital abzubilden und zu automatisieren. Außerdem werden durch den Einsatz eines Workflowmanagements die Vorgangsbearbeiter bzw. die Teams koordiniert. In der Regel wird die Qualität der Abläufe verbessert und die Bearbeitungszeit verringert sich durch die Automatisierung.
Ein Beispiel für einen typischen Workflow ist der Urlaubsantrag. Ein Mitarbeiter startet diesen Prozess durch die Beantragung von Urlaub. Der Antrag wird geprüft und genehmigt oder abschlägig beschieden. Je nach ausgelöstem Schritt wird der nächstfolgende Workflow-Schritt in Gang gesetzt, bis das Ende des Workflows erreicht ist.
Was ist der Unterschied zwischen Workflowmanagement und Projektmanagement?
Workflow- und Projektmanagement vereint, Aufgaben zu definieren und zu erledigen. Der Unterschied zwischen den beiden Systemen liegt in der Art der Abarbeitung und der Häufigkeit des Auftretens. Jedes Projekt für sich ist einmalig. Ein Workflow ist ein sich wiederholender Arbeitsablauf mit definierten Schritten.
Prozesse und Aufgaben, die durch Workflows abgebildet werden können, gibt es praktisch in jedem Unternehmen unabhängig von der Größe oder der Branche. Ein einmal etablierter Workflow kann auch bei Personalwechsel usw. problemlos automatisiert weiterlaufen, wenn die Vertretungsregelungen etc. entsprechend eingerichtet sind. Innerhalb eines Projektes ist es oft schwer, Ausfälle und das damit verbundene „Wissen“ zu kompensieren.
Tabelle: Vergleich Workflowmanagement und Projektmanagement
| Workflowmanagement | Projektmanagement | |
| Automatisierung von Aufgaben in Prozessen | ja | Nein |
| Wiederkehrende Abläufe | Ja | Nein |
| Einmaliger Prozess | Nein | Ja |
| Definierte Schrittabfolge | Ja | Nein |
| Messung des Ergebnisses | An der Erledigung | An der Zeitdauer |
| Erfordernis | Dauerhaft | Temporär projektbezogen |
| Einsatzbereiche | Gesamtes Unternehmen | Projektteams |
Fazit
Das Projektmanagement befasst sich in erster Linie mit dem Management von Projektaktivitäten auf individueller Grundlage bis zum Abschluss des Projekts. Projekte sind dabei einmalige Ereignisse mit einem definierten Start und einem Endpunkt. Workflowmanagement Software ist auf die Optimierung, Verwaltung und Automatisierung von wiederkehrenden Arbeitsabläufen ausgerichtet.
Sowohl das Workflowmanagement als auch das Projektmanagement bieten Vorteile für Unternehmen. Wichtig ist nur, dass die passende Lösung für die Anforderung ausgesucht wird.